KI-Budget-Import

Der KI-Budget-Import beschleunigt den Einstieg in Contrixt: Sie laden Ihre bestehende Budget-Excel hoch, die KI wertet sie aus und schlägt vor, welche Objekte angelegt werden sollten — Fiskaljahr, Kostenstellen, Kostenarten, Lieferanten, Budgets, Verträge und Investitionen. Sie prüfen und korrigieren die Vorschläge und lassen erst dann anlegen. Statt Zeilen und Spalten mühsam abzutippen, übernehmen Sie in Minuten, was in Ihrer bisherigen Budgetplanung schon steht.

Voraussetzungen

• Die KI-Funktionen müssen für Ihren Mandanten aktiviert sein — eine Administratorin oder ein Administrator schaltet sie unter Administration → Einstellungen → KI-Funktionen frei (siehe Einstellungen).
• Ihr Paket muss den KI-Budget-Import enthalten. Ist das nicht der Fall, zeigt die App einen Hinweis mit Upgrade-Möglichkeit (siehe Abo & Abrechnung).

Ablauf

1. Datei hochladen — Excel (XLSX) oder CSV, bis 10 MB.
2. Blätter auswählen — Contrixt liest die Datei und zeigt alle enthaltenen Blätter mit Zeilenzahl, einer Empfehlung und der Begründung dazu. Die geeigneten Blätter sind bereits ausgewählt; Pivot-Auswertungen, Hilfs- und Vorjahresblätter bleiben außen vor. Die Auswahl lässt sich jederzeit anpassen. Enthält die Datei nur ein auswertbares Blatt — der Regelfall bei CSV —, entfällt dieser Schritt und die Analyse startet sofort.
3. Analyse läuft im Hintergrund — die KI liest die ausgewählten Blätter Zeile für Zeile aus; das dauert je nach Umfang ein bis zwei Minuten. Sie können die Seite währenddessen verlassen, der Entwurf bleibt erhalten und lässt sich später weiter bearbeiten.
4. Vorschläge prüfen — jede erkannte Position zeigt ihre Herkunft (Blatt und Zeile) sowie eine Verlässlichkeitsangabe der KI. Sie korrigieren einzelne Felder direkt im Overlay, nehmen Positionen an oder verwerfen sie.
5. Anlegen — mit einem Klick werden alle angenommenen Positionen angelegt. Contrixt zeigt anschließend eine Bilanz je Objektart (angelegt / übersprungen / fehlgeschlagen).

Was angelegt werden kann

• Fiskaljahr — Planungszeitraum mit Start- und Enddatum
• Kostenstellen — inklusive erkannter Hierarchie
• Kostenarten — mit Zuordnung zu laufendem Aufwand (OPEX) oder aktivierungspflichtigen Kosten (CAPEX)
• Lieferanten
• Budgets — Planbeträge je Fiskaljahr × Kostenstelle × Kostenart
• Verträge — wiederkehrende Kosten mit Laufzeit und Lieferant
• Investitionen — aktivierte Beträge mit Abschreibungsdauer

Sicherheiten

• Keine Duplikate: Objekte, die anhand ihres fachlichen Schlüssels (z. B. Kostenstellen-Code, Vertragsname, Kombination aus Fiskaljahr × Kostenstelle × Kostenart) bereits existieren, werden übersprungen — nicht doppelt angelegt.
• Bestehende Beträge bleiben unangetastet: Findet der Import ein bereits vorhandenes Budget, einen Vertrag oder eine Investition, wird dessen Betrag nie überschrieben.
• Nachvollziehbar: Jede Vorschlagsposition zeigt ihre Fundstelle (Blatt/Zeile) in der Ausgangsdatei und eine Verlässlichkeitsangabe — Sie sehen jederzeit, worauf ein Vorschlag beruht.
• Transparent bei großen Dateien: Sehr umfangreiche Dateien werden für die Analyse gekürzt ausgewertet; ein Hinweis im Entwurf macht das sichtbar, bevor Sie prüfen und anlegen.
• Ein zweiter Lauf über dieselbe Datei ist unbedenklich — bereits angelegte Objekte werden erkannt und übersprungen.

Datenschutz

Der Inhalt der hochgeladenen Datei wird zur Auswertung an den KI-Dienst übermittelt, mit dem Contrixt zusammenarbeitet. Details zur Datenverarbeitung und zum Opt-in-Charakter der KI-Funktionen finden Sie unter KI-Assistent → Datenschutz.

Nächster Schritt

Direkt nach der Registrierung ist der KI-Budget-Import oft der schnellste Weg zu einer vollständigen Kostenstellen- und Budgetstruktur — siehe auch Registrierung & Einrichtung.