Recepción de facturas
La recepción de facturas acepta las facturas de proveedores entrantes en PDF, extrae automáticamente los campos clave, las concilia con el contrato correspondiente y permite contabilizarlas como coste real con un clic.
Subir una factura
En Facturas suba un archivo PDF (máx. 15 MB). Contrixt guarda el original cifrado y, si el archivo tiene una capa de texto, lee automáticamente:
- el importe de la factura (neto y bruto) y el tipo de IVA
- el número de factura y la fecha de factura
- el proveedor
Documentos escaneados
Solo se leen automáticamente los PDF con capa de texto. Los escaneos de imagen puros sin capa de texto no producen ninguna extracción — en ese caso, introduzca manualmente el importe, el número, la fecha y el proveedor en el formulario de corrección.
Facturas electrónicas (ZUGFeRD y XRechnung)
Además de los PDF normales, la subida también acepta archivos XML (XRechnung) así como PDF ZUGFeRD/Factur-X que contienen una factura estructurada incrustada. Cuando Contrixt reconoce una factura electrónica estructurada de este tipo, el importe (neto y bruto), el tipo de IVA, el número de factura, la fecha de factura y el proveedor se toman exactamente de los datos estructurados — no se estiman mediante reconocimiento de texto. En la lista de facturas, un distintivo «Factura electrónica» identifica estos comprobantes; el título del distintivo indica el formato detectado (CII para ZUGFeRD/Factur-X/XRechnung o UBL).
Conciliación con el contrato
Si Contrixt encuentra un contrato activo coincidente por proveedor e importe, la factura hereda el centro de coste y la categoría de ese contrato y calcula la desviación respecto al importe contractual esperado, en porcentaje. Las facturas conciliadas obtienen el estado Conciliada, el resto Revisar, y deben asignarse manualmente.
Notificación por desviación
Si el importe de la factura se desvía un 10 % o más del valor del contrato, Contrixt notifica automáticamente a los administradores — con el nombre del contrato y la desviación en porcentaje.
Corrección
Para cada factura aún no contabilizada se puede desplegar un formulario de corrección: proveedor, número de factura, fecha, importe neto/bruto, así como contrato, centro de coste y categoría son totalmente editables. La desviación se recalcula al guardar.
Contabilizar, descartar, eliminar
- Contabilizar crea con un clic el asiento real en la celda presupuestaria correspondiente (centro de coste × categoría) del ejercicio abierto en la fecha de la factura — el asiento aparece después en Asientos con origen Factura. Solo se puede contabilizar una vez definidos el importe, el centro de coste y la categoría.
- Descartar archiva una factura sin contabilizarla, por ejemplo por duplicados o documentos irrelevantes.
- Eliminar borra definitivamente la factura y el PDF original; un asiento ya creado no se ve afectado.
Las facturas contabilizadas se reconocen en la lista por el estado Contabilizada y enlazan directamente con el asiento correspondiente.